• Je opent je mailbox en wist altijd gelijk de mailtjes van bedrijf X, print mailtjes waar je iets mee moet doen en stuurt de mailtjes van bedrijf Y door naar je leidinggevende.
• Je maakt elke maand een overzicht van je kilometerstand, waarbij je bij bedrijf X altijd dezelfde kilometers doorgeeft.
• Als je de tafel dekt, zet je eerst de borden op tafel, dan het bestek (waarbij je soepel het juiste aantal messen en vorken uit de bestek lade haalt), daarna het zoet en tot slot de vleeswaren.
Of het nu zakelijk is, of privé: je bent dan aan het automatiseren!
Processen sneller laten verlopen
Automatiseren kan op verschillende manieren, maar heeft altijd tot doel een proces sneller te laten verlopen. Omdat het voor je gedaan wordt, of omdat je een systeem hebt gevonden waardoor je er niet meer bij hoeft na te denken waardoor het sneller gaat.
Je staat er misschien niet bij stil, maar autorijden is bijvoorbeeld zo’n proces wat je hebt geautomatiseerd. Zeg maar eens hardop wat je allemaal moet doen om de auto vooruit te krijgen. Als je bij elke handeling stil staat, duurt het zeker 5 minuten voordat je weg kan. Terwijl iedereen (behalve de beginnende rijder) in een minuut wegrijdt.
Wanneer is automatiseren zinvol?
De mate van automatiseren hangt af van hoe vaak je iets nodig hebt, hoeveel tijd je kan winnen en wat het kost om het proces te automatiseren. Als de afdeling Automatisering een vinkje aanzet, waardoor vervolgens 300 mensen dit vinkje niet hoeven aan te zetten, is het een zeer zinvolle manier van automatiseren, ook al lijkt het in eerste instantie minimaal.
Mijn ervaring is dat je vaak een werkwijze gebruikt, omdat je die kent en gewend bent. Maar dat is niet altijd de meest efficiënte werkwijze. Je weet vaak wel dat het sneller kan, maar neemt de tijd er niet voor om dat uit te zoeken. Eigenlijk zonde, want het kan je veel tijdwinst opleveren.
Optimaliseren werkplek = win-win!
Bij het optimaliseren van een werkplek vraag ik medewerkers simpelweg wat ze doen en hoe ze het doen. Door mijn kennis van veel softwareprogramma’s en vaak ook omdat ik er als buitenstaander naar kijk, heb ik snel in de gaten of een proces verder te automatiseren valt. Het voordeel is dat een proces daarna sneller verloopt, maar ook minder saai wordt omdat de standaardhandelingen als eerste geautomatiseerd kunnen worden. Medewerkers krijgen daardoor weer een uitdaging en houden tijd over voor extra werk. Een win-winsituatie dus!
Wat kunt u automatiseren om tijd te winnen?
Bent u benieuwd naar de mogelijkheden om binnen uw bedrijf processen of werkzaamheden van uw medewerkers te automatiseren? Neem dan contact op voor een afspraak. Ik kijk graag samen naar de mogelijkheden binnen uw bedrijf om processen of werkzaamheden voor uw medewerkers te automatiseren!
Geef een antwoord