U werkt al jaren naar volle tevredenheid met een financieel programma, maar de leverancier heeft besloten het programma totaal te vernieuwen. Dit heeft grote gevolgen voor u als eindgebruiker. U kunt kiezen voor een update of een ander programma.

U ziet tegen een update op, want dat kost uw medewerkers veel tijd en energie. Maar een ander programma heeft ook niet uw voorkeur. Wat is de beste oplossing in zo’n situatie?

Support en back-up

Updates zullen er altijd zijn en de ene keer hebben ze meer impact dan de andere keer. Toch is het wel verstandig om mee te gaan met de update van uw software, omdat vaak de support vervalt voor de oudere versie. Zodra u dan softwareproblemen heeft, is er geen goede back-up en heeft u een nog veel groter probleem.  

Goede voorbereiding

Vooraf moet een goede keuze gemaakt worden voor een update of een nieuw programma. Voor beide keuzes geldt dat een goede voorbereiding in ieder geval zorgt voor een soepele overgang. Er zijn verschillende methodes om zo’n implementatietraject te begeleiden, zoals Prince2.

Wat is nodig voor die goede voorbereiding:

1. Maak een functioneel ontwerp: hiermee bepaal je de wensen en eisen van het nieuwe programma, waarmee je ook de instellingen bepaalt. Dit wordt tijdens het proces gebruikt als leidraad.
2. Maak een plan van aanpak: beschrijving van betrokken partijen, risico’s, budget en tijdsplan.
3. Maak een communicatieplan: hierin staat beschreven wie geïnformeerd wordt met welke informatie. Dit schiet er vaak bij in en daardoor voelen mensen zich buitengesloten en ook niet meer verantwoordelijk.
4. Maak een testplan: hoe klein of groot de wijziging ook is, zorg voor een testplan waarbij vooraf ook is vastgelegd bij welk resultaat er een go of no-go is.
5. Maak een opleidingsplan: heel vaak komen de specialisten erachter dat hun programma niet wordt gebruikt zoals ze het vooraf bedoeld hebben. Vaak worden niet alle mogelijkheden gezien of begrepen. Een opleidingsplan biedt opleiding op verschillende manieren, zoals een beknopte handleiding (hand-out), een klassikale opleiding, een tip van de week waardoor gedoseerd meer uitleg wordt gegeven.
6. Zorg voor een alternatief scenario: soms gaat de implementatie niet zoals gewenst en is het zelfs noodzakelijk om tijdelijk of helemaal terug te vallen op de oude situatie. Vaak is het idee van deze mogelijkheid al een prettig gevoel, beschouw dit als een valnet.

 

Hulp nodig bij de implementatie?

Ik help u graag bij de voorbereiding en uitvoering van uw implementatietraject, zodat de overgang naar de nieuwe software soepel verloopt en medewerkers weten hoe ze ermee moeten werken. Zo haalt u meer rendement uit uw kantoorautomatisering. Interessant? Bel of mail me dan voor een persoonlijke afspraak!

 

U werkt al jaren naar volle tevredenheid met een financieel programma, maar de leverancier heeft besloten het programma totaal te vernieuwen. Dit heeft grote gevolgen voor u als eindgebruiker. U kunt kiezen voor een update of een ander programma.
Lees het volledige artikel >