Staat u weleens stil bij de informatiestroom die elke dag door uw bedrijf gaat? En hoeveel tijd het kost om dit te verwerken? Worden sommige zaken niet dubbel bijgehouden? Dit kan efficiënter! Bedrijven werken vaak met meerdere applicaties, grotere en kleinere, waarin van alles bijgehouden en verwerkt wordt.
Meestal werkt de ene applicatie voor de andere applicatie, waardoor we weleens het spoor kwijtraken.
Vraag welke informatie nodig is
Ik had vroeger bijvoorbeeld een collega die van zijn voorganger geleerd had dat hij elke week een overzicht van verkoopcijfers naar alle filialen moest sturen. Daar was mijn collega elke week 3 uur mee bezig. Tot hij op een gegeven moment op vakantie was en geen vervanging had en het eens niet gestuurd werd. Toen bleek dat niemand het rapport gemist had, normaal verdween het meestal direct in de prullenbak. Bij navraag bleek dat de mensen meer behoefte hadden aan een vergelijking en de vooruitgang ten opzichte van vorig jaar. Vanaf toen stuurde mijn collega nog maar eens per kwartaal een grafiek met de vergelijking ten opzichte van vorig jaar. Hier was hij 6 uur mee bezig, maar in verhouding bespaarde hij elk kwartaal 33 uur tijd aan rapportages. Dat loont!
Breng informatiestromen in beeld
TrainOffice kiest ervoor om eerst de informatiestromen van een bedrijf zoveel mogelijk in kaart te brengen: welke informatie komt binnen, welke informatie gaat naar buiten en welke informatie is intern noodzakelijk? Vervolgens wordt de output van de ene applicatie gecontroleerd op de input van de volgende en daarna wordt het einddoel gecontroleerd. Dit zorgt ervoor dat complexe situaties werkbaar worden en uiteindelijk belangrijke keuzes worden gemaakt door de informatie te markeren als noodzakelijk of gewenst.
In de meeste gevallen wordt hierdoor een optimalisatie bereikt, maar ook de integriteit van de informatie verbeterd, omdat zo weinig mogelijk informatie dubbel opgeslagen wordt. Een voor alle partijen betere keuze dus!
ICT-partner nodig?
Wilt u ook de informatievoorziening voor uw bedrijf in kaart brengen om te ontdekken waar verbeteringen mogelijk zijn en wat dit voor uw bedrijf gaat opleveren? TrainOffice is graag uw ICT-partner en helpt u graag om deze zaken op een goede manier in kaart te brengen en waar nodig te verbeteren. Interessant? Neem dan contact op voor een vrijblijvende kennismaking!
Geef een antwoord