SharePoint: onlinebestanden en informatie delen vanaf 1 punt

Stel dat je informatie wilt delen met je collega, partner, vriend of klant. Dan zet je de informatie in een document, misschien een Word document, een Excel sheet of misschien wel een presentatie in PowerPoint en vervolgens stuur je het op per e-mail. Stel dat je met 4 mensen tegelijk aan een bestand werkt, dan wordt het moeilijker. Je moet rekening houden met elkaar, waar zijn wijzigingen aangebracht? Welke versie is juist? Wie geeft er uiteindelijk een klap op?

 

Delen vanaf één punt

Microsoft heeft hier een oplossing voor bedacht: We delen bestanden vanaf één punt waar iedereen toegang heeft. De oplossing is SharePoint! Ongeacht of je klant, partner of vriend wel of niet een Microsoft-account heeft, je kan met iedereen je bestanden delen, met of zonder schrijfrechten. SharePoint houdt voor je bij wie wat heeft gewijzigd. Als je wilt, stuurt SharePoint je een berichtje wie er als laatste wat heeft geplaatst. Ook kan je vooraf bepalen wie uiteindelijk akkoord geeft en het bestand definitief kan maken, oftewel wie mag publiceren. SharePoint maakt tevens een back-up voor je en je kan altijd terug naar een vorige versie. Kortom: voor kleine én grote ondernemers, privé of zakelijk, SharePoint is handig voor iedereen!

Waar kan je SharePoint voor gebruiken?

• Zoals hierboven aangegeven: voor het delen van bestanden. Dit is het belangrijkste doel van SharePoint.
• SharePoint kan je ook gebruiken voor het opslaan van bestanden. Omdat alles online staat en dus geregeld is, hoef je zelf niet meer een server te beheren. De back-up is geregeld en je hebt áltijd toegang (mits je beschikt over een internet).
• Informatie verzamelen: bijvoorbeeld voor een enquête. Je kan met SharePoint een voorkant maken met vragen en een achterkant waarin de antwoorden automatisch in een lijst komen.
• SharePoint wordt ook veel gebruikt voor internet- en intranetpagina’s. Natuurlijk is het doel van internet om informatie te delen, maar je kan het ook heel visueel aantrekkelijk maken.
• In SharePoint kan je naast bestandenopslag ook lijsten bijhouden. Denk bijvoorbeeld aan een Excellijst met een planning, een takenlijst of een checklijst. Voordeel is dat iedereen direct toegang heeft tot de meest recente lijst en je deze niet hoeft te openen als een bestand, het is namelijk een webpagina.

 Meer weten over de mogelijkheden van SharePoint?

Klinkt SharePoint als de juiste oplossing voor jou, maar weet je niet waar je moet beginnen? Neem dan contact op met TrainOffice voor een vrijblijvend adviesgesprek. We gaan dan samen kijken welke mogelijkheden SharePoint biedt voor jouw bedrijf!