Structuur aanbrengen in je bestanden: mapjes of metadata?

Al sinds 1995 leer ik mensen hoe ze bestanden netjes kunnen opslaan, zodat je ze ook weer terug kan vinden. Dus je maakt een mapje, eventueel een mapje in een mapje, en zo groepeer je de bestanden. Dan sla je het bestand op in een mapje met een goede titel.

Maar via internet gaan we niet via het mapje ‘huizen’ naar het mapje ‘huizen zoeken’ om vervolgens op Funda uit te komen. We zoeken via Google of een andere zoekmachine. Dat is al zo gewoon dat je er niet eens bij nadenkt.

Waarom zoeken we een bestand niet op zoals via internet? Waarom typen we niet in ‘Excelcursus 2015’ om de handleiding terug te vinden? Hoe vinden we dan de juiste documenten? En duurt dat niet erg lang?

Het gebruik van metadata

Het zoeken kan versneld worden door de documenten de juiste metadata mee te geven. Misschien weet je niet wat metadata is, maar we gebruiken het allemaal. De titel van het document, de laatst gewijzigde datum en de auteur zijn bijvoorbeeld metadata. Metadata zegt iets over het document, maar staat niet in het document. Tegenwoordig kan je veel meer metadata meegeven en hier kun je ook (snel) op zoeken.

Dus in plaats van een mappenstructuur te maken als:

worden de bestanden opgeslagen met een dossiernaam en bijvoorbeeld de status:

 

Wat is het voordeel?

• Het voordeel is dat er sneller gezocht kan worden op bestanden, met behulp van een zoekmachine.
• Je kan een filter zetten op bijv. alle bestanden met status intake, of alle bestanden van mevrouw De Wit, zonder dat je de submappen af moet gaan.
• Er is minder kans op dubbel opslaan, soms is het niet duidelijk in welk mapje een bestand hoort, dat probleem is minder aanwezig bij metadata.
• Het opslaan gaat sneller.
• Geen lange bestandslocatie; dit kan bijvoorbeeld met een back-up problemen geven.
• Metadata kan automatisch gevuld worden door andere applicaties; dit is vooral zakelijk.
• Er kan sneller en beter gearchiveerd worden; dit is vooral zakelijk.

 

Wordt dit al gebruikt? En waar?

Ja, zakelijk wordt al veel gewerkt met metadata, vaak in documentmanagementsystemen, zoals SharePoint of Corsa. Hierbij worden mensen vaak gestuurd om de metadata juist in te vullen en applicatiebeheerders kunnen snel zien of het juist wordt ingevuld.

Mag ik dan geen mapjes meer gebruiken?

Ja, dat mag best, bij veel bedrijven is er een overgangsfase waarbij mensen zowel mappen maken als metadata meegeven. Maar eigenlijk is het vaak dubbel werk. Voor het vertrouwen van de gebruiker is het prima. Privé zal het nog wat langer duren, omdat niet iedereen toegang heeft tot een DMS en privé hebben mensen minder bestanden. Uiteindelijk maken we wel steeds meer bestanden, willen we sneller gaan zoeken en zijn we er zakelijk aan gewend om niet meer mapjes te gebruiken en zal de overstap naar metadata spontaan verlopen.

Hulp nodig?

Heb je hulp nodig bij het opzetten van een goede structuur voor je bestanden? Ik help je graag verder! Neem dan contact op voor het maken van een afspraak voor een persoonlijke kennismaking. Dan kijken we samen wat de mogelijkheden zijn en hoe ik je daarbij kan helpen.